File CSV: cosa sono, come si aprono, come crearli

Un file CSV è un’estensione di file comunemente usata quando si tratta di fogli di calcolo. Anche i programmi software che non hanno l’aspetto di un’applicazione per fogli di calcolo spesso offrono un CSV come file di output per il download di un set di dati, come ad esempio un report di risultati, azioni o contatti. Perché? Perché i CSV sono facili da modificare e condividere. 

In questo post, approfondiremo cosa (esattamente) è un file CSV, come viene utilizzato in diversi tipi di applicazioni software, nonché come modificarli, crearli e importarli.

Iniziamo.

Cos’è un file CSV?

Un file CSV fa riferimento all’estensione del file CSV, ovvero qualsiasi file che termina con “.csv”. Questa estensione di file sta per “comma separated values file ” (ile con valori separati da virgola) ed è uno degli output più comuni per qualsiasi programma di fogli di calcolo . 

File con valori separati da virgole significa che i dati vengono effettivamente inseriti come dati separati da virgole. L’applicazione per fogli di calcolo converte quei dati separati da virgole in celle, tabelle e colonne per facilitarne la lettura e la modifica. 

In Microsoft Windows, puoi fare clic su qualsiasi file per visualizzarne un’anteprima. Se fai clic su un file CSV , vedrai effettivamente come appare dietro le quinte: un pasticcio di dati separati da virgole. Per fortuna ci sono programmi come Microsoft Excel e Fogli Google, che rendono questi dati molto più gestibili di un semplice blocco di testo. 

Le tipologie di software che utilizzano il file formato CSV

Molti tipologie di software utilizzano questo formato. I due modi più comuni in cui viene utilizzato questo tipo di formato sono per l’immissione e l’output. Lato input, il file CSV viene utilizzato per importare i dati che verranno utilizzati all’interno del software. Per quanto riguarda la funzione di output, un file CSV è un output comune perché un utente del software può facilmente esportare, modificare e condividere un report o un set di dati in un file CSV.

Per comprendere meglio il modo in cui un software utilizza questo formato di file, diamo un’occhiata ad alcuni esempi. 

Casi di utilizzo comuni per l’importazione di file CSV

Uno dei motivi più comuni per importare un file CSV nel mondo professionale e aziendale è caricare un elenco di contatti dei clienti. Potresti farlo se ti iscrivi a un nuovo software di email marketing come Sendinblue .

Un altro software che potrebbe richiedere di caricare un elenco di contatti dei clienti è un CRM come Hubspot o Nutshell . Anche un software di referral marketing potrebbe richiedere di caricare i clienti. Puoi utilizzare i dati per aggiungerli al tuo programma di referral in modo che possano generare un link referrer univoco.

Naturalmente, ci sono altri tipi di dati che potresti importare in un software oltre agli elenchi dei clienti. Se ad esempio hai un’e-commerce, potresti dover importare un elenco dei tuoi prodotti su un sistema di gestione dell’inventario o su un software di evasione degli ordini.

Casi di utilizzo comuni per l’esportazione di file CSV

Non solo molti programmi software importano i CSV, ma li generano anche. Un file CSV è un formato di esportazione comune perché è ben riconosciuto e ampiamente utilizzato. 

La sua semplicità lo ha portato ad essere adottato da così tanti programmi che pochi software utilizzano un formato di file diverso quando si tratta di esportare dati. Alcuni programmi ti forniranno opzioni come CSV o PDF , ma quando si tratta di dati di fogli di calcolo, l’esportazione CSV è la più comune.

Vantaggi dei file in formato CSV

Perché utilizzare il formato CSV? Diamo uno sguardo ai vantaggi più importanti.

• Ampiamente adottato dagli utenti : è probabile che altre persone all’interno della tua azienda o organizzazione siano abituate a utilizzare i file in formato CSV. Ancora più importante, questo tipo di file non è esclusivo per Mac o PC, ma può essere utilizzato da qualsiasi dispositivo desktop e sistema operativo. 
• Facile da organizzare e modificare : i file CSV sono modificabili e le modifiche non sono bloccate, a meno che, ovviamente, un utente non blocchi la modifica di un determinato insieme di celle. La buona notizia è che, a differenza dei PDF, i CSV possono essere modificati in un secondo momento. 
• Utilizzato da diversi software aziendali : molti tipologie di programmi software aziendali si basano sulle importazioni CSV per l’onboarding dei dati utente. Allo stesso tempo, molti programmi hanno CSV come output principale per i report.
• Utilizzato dalle principali applicazioni di fogli di calcolo : quando utilizzi file CSV, puoi modificarli e crearli in Microsoft Excel o Fogli Google.

Aprire file CSV

Microsoft Excel è l’applicazione per fogli di calcolo più comunemente utilizzata per aprire file CSV e modificarli. Se sul computer è installato Microsoft Excel, il computer lo utilizzerà automaticamente come applicazione per fogli di calcolo. Quindi, dopo averlo scaricato fai doppio clic per aprire il file CSV Excel. Se lo hai già in una cartella di file, puoi semplicemente fare doppio clic per aprirlo. 

Per modificare qualsiasi dato, basta fare clic una volta su quella cella. Puoi modificare il contenuto della cella direttamente in quella cella o nell’area chiamata fx, che sta per “Funzioni di Excel”. In quest’area è possibile scrivere caratteri e testo standard o scrivere qualsiasi funzione e formula che si desidera utilizzare.

Creare file CSV

Vuoi creare un file CSV nuovo? Ecco come fare. 

Apri Microsoft Excel e salva con nome un nuovo file come CSV. Puoi quindi modificarlo e continuerà a essere salvato come CSV ogni volta che fai clic su Salva. 

Il modo più comune per iniziare è creare le intestazioni per le colonne. Supponiamo che tu voglia creare un elenco delle informazioni di contatto delle persone del tuo team. Puoi creare una colonna per i nomi, un’altra per i cognomi, un’altra per i numeri di telefono e un’altra per gli indirizzi e-mail.

Come importare un file CSV

Esistono migliaia di programmi software che utilizzano file CSV. Il processo di importazione CSV differirà leggermente da uno all’altro, ma a causa della consumerizzazione della tecnologia aziendale , anche i programmi aziendali dovrebbero avere funzionalità di importazione CSV di facile utilizzo. 

La maggior parte degli importatori di CSV segue questo processo:

1. Seleziona il file che desideri caricare : dal computer, seleziona il file CSV corretto che desideri importare nel software. 
2. Abbina le colonne ai campi appropriati : il passaggio successivo consiste nell’abbinare le intestazioni nelle colonne CSV ai campi dati utilizzati e compresi dal tuo software. La convalida dei dati è un passaggio fondamentale per assicurarsi che i dati CSV importati siano utilizzabili. 
3. Risolvi eventuali errori : un importatore CSV di qualità dovrebbe essere in grado di darti spiegazioni molto chiare in caso di problemi . In questo modo puoi apportare modifiche ai dati e riprovare a importarli. Senza dettagli sui problemi di importazione CSV, è molto difficile per gli utenti sapere come risolverli. Sfortunatamente, molti programmi software mancano di importatori CSV di qualità che forniscono la risoluzione dei problemi . 

Altri formati di file utilizzati per i fogli di calcolo

Oltre ai file CSV, esistono altri tipi di formati di file che possono essere letti e compresi dai programmi di fogli di calcolo oppure possono essere utilizzati per esportare set di dati da un programma di fogli di calcolo. 

Quando lavori in Fogli Google, puoi scaricare il file in formati diversi, oltre al CSV:

• Microsoft Excel (.xlsx)
• Formato OpenDocument (.ods)
• Documento PDF (.pdf)
• Pagina web (.html)
• Valori separati da tabulazione (.tsv)

Per quanto riguarda Microsoft Excel, ci sono ancora più formati di file disponibili per il salvataggio dei dati dal foglio di calcolo (a parte CSV):

• Cartella di lavoro di Excel (.xlsx)
• Cartella di lavoro con attivazione macro di Excel (.xlsm)
• Cartella di lavoro binaria di Excel (.xlsb)
• Cartella di lavoro di Excel 97-2003 (.xls)
• Dati XML (.xml)
• Pagina web in file singolo (.mht o .mhtml)
• Pagina web (.htm o .html)
• Modello Excel (.xltx)
• Modello Excel con attivazione macro (.xltm)
• Modello Excel 97-2003 (.xlt)
• File di testo delimitato da tabulazioni (.txt)
• Testo Unicode (.txt)
• Foglio di calcolo XML 2003 (.xml)
• Cartella di lavoro di Microsoft Excel 5.0 / 95 (.xls)
• Testo formattato delimitato da spazi (.prn)
• File di testo Macintosh (.txt)
• Testo Ms-DOS (.txt)
• CSV Macintosh (.csv)
• CSV MS-DOS (.csv)
• DIF (.dif)
• SYLK (.slk)
• Componente aggiuntivo di Excel (.xlam)
• Componente aggiuntivo di Excel 97-2003 (.xla)
• Documento PDF (.pdf)
• Documento XPS (.xps)
• Strict Open XML Spreadsheet (.xlsx)
• Foglio di calcolo OpenDocument (.ods)

In che modo il formato CSV aiuta le attività di e-commerce?

Nel mondo del commercio online, uno dei tuoi obiettivi principali è raggiungere un gran numero di clienti. Poiché i file CSV sono facili da organizzare, i proprietari di attività di e-commerce possono manipolare questi file in modi diversi. I file CSV vengono utilizzati principalmente per importare ed esportare informazioni importanti, come i dati dei clienti o degli ordini, da e verso il database.